攝影/洪政偉

 行動自然人憑證應用情境1  公文行動簽核更即時

手機免讀卡就能簽核公文】透過手機上的行動自然人憑證App,擺脫電腦與讀卡機的使用限制,公務人員隨時隨地都能簽核公文。攝影/洪政偉

目前政府內部公文簽核,需使用自然人憑證完成簽核,但實體的自然人憑證使用有限制,除了需要搭配公務電腦或筆電,以及讀卡機,電腦環境的設定也比較複雜,且需要在辦公室等定點場所才能使用,即使外出攜帶公務筆電,也需要帶著讀卡機、自然人憑證,然而在外要審閱公文、簽核公文,需要一個比較安定的場所才能進行,但是在實務上,可能因為乘車、步行移動,很難有足夠的時間、合適的場所處理公文。

由於在外使用自然人憑證需要攜帶電腦設備及自然人憑證,實務上並不是那麼方便,因此部分的公務機關,等到單位主管回到辦公室,才能使用自然人憑證簽核公文,但這麼一來,就會延長整個公文處理的時間。基於行政效率,政府機關公文處理規定有處理的時效性,一般的公文處理,時效性為6天,時效性較高的公文為3天或1天,逾期就可能導致疏失,承辦人員需要追蹤公文處理的狀態,確認主管是否回到機關,抽出時間處理公文。

部分的政府機關則採取替代做法,將批核和簽核分開,讓主管在外可以手機或平板電腦先批核公文,讓公文依批示先處理,待主管回到機關後,再以自然人憑證補簽已批核的公文,但這麼做最終還是要回到機關內,使用自然人憑證補簽公文。

行動自然人憑證可望解決實體憑證的限制,讓主管在外可以手機或平板電腦直接簽核公文,克服替代做法拆分批核、簽章兩道程序,當人員在外距離太遠或時間太晚,不再需要回到辦公室補簽公文,避免延後公文處理時效。

 行動自然人憑證應用情境2  在外稽核簽章更快更有效

用手機掃碼取代手寫簽名以手機上的行動自然人憑證App,掃描QR Code,快速完成身分驗證登入系統,或以電子簽章取代手寫簽名。圖片來源/內政部

相較於公務機關的內部公文作業,有一些公務必需外出執行,這些執勤人員可能經常不在辦公室,例如道路養護、衛生單位對餐廳環境清潔的稽查、消防單位對特定場所消防規定的查驗等等,如果在外需編輯製作公文,通常會攜帶公務筆電及讀卡機,再使用自然人憑證簽核公文,而導入行動自然人憑證後,使用筆電製作完公文後,不需讀卡機及自然人憑證,直接就能以手機上的行動自然人憑證完成簽章。

而有一些公務,因為作業性質的關係,例如主管機關執行稽核查驗,機關已推動電子化作業,這類公務執行就不需帶筆電在外製作公文,因此外出時使用平板電腦,搭配制式的電子表單,就檢查事項逐一勾稽確認完畢後,稽核人員與受稽核的商家,雙方於平板電腦的電子表單上手寫簽名。這種做法看似方便,但輪流手寫耗費時間,且手寫簽名效力,但各個機關對手寫簽名的效力認定上不一致,將來若發生爭執,其中一方可能否認簽名,進入法律訴訟程序之後,需要專家鑑定字跡真偽。

未來行動自然人憑證普及,電子稽核表單就不需要再預留簽字的空格,以後在表單上嵌入QR Code,稽核方與受稽核方都能使用行動自然人憑證,只要以手機掃描QR Code,就能以憑證完成簽核,而且具有電子簽章法的效力,具有數位簽章的不可否認性。另方面,以手機掃描QR Code取代輪流手寫簽名,也比較符合現代人手機使用習慣,例如在生活中掃描QR Code取代手寫簽到,掃碼取代輸入帳號密碼登入即時通訊軟體,或是在防疫下,以掃碼取代手寫的簡訊實聯制等等。

 行動自然人憑證應用情境3  居家辦公打卡等同進公司

遠距上班或突然隔離也不怕】行動自然人憑證,擺脫過去實體憑證的使用限制,即使公務人員臨時居家上班或隔家隔離,也能隨時隨地簽核公文。圖片來源/臺北市政府

隨著國內疫情出現愈來愈多確診者,儘管中央疫情並未升級疫情警戒,但已有企業為避免風險,採取居家上班或異地上班的做法,目前公務機關雖未跟進,但在去年疫情警戒三級期間,雙北地區的公務機關有一半的人被要求在家上班,緊急啟動居家辦公,改變公務現有的作業方式,例如最基本的上下班打卡、在家上班簽核公文,不再像先前在機關內辦公那麼容易做到,疫情擾亂上課或上班方式,被迫改為遠距學習或異地工作。

過去,公務員在機關內使用實體憑證,以公務電腦、讀卡機及實體IC卡,登入系統、簽公文,這些以前在辦公室每天習以為常的作業方式,一下子改為居家上班後,需要新的作業方式,實體自然人憑證使用的種種限制,如需要公務電腦、讀卡機、完成電腦環境設定、輸入密碼等,這些限制可望靠行動自然人憑證打破。

行動憑證將手機與自然人憑證結合在一起,因此公務員居家上班,不需使用電腦、讀卡機,加上支援FIDO標準,通過手機指紋、臉部辨識之後,手機掃描公文上的QR Code,就能迅速完成身分識別、公文簽核的簽驗章。除了掃碼,行動自然人憑證還支援推播、網頁轉導、Web2App、App2App等 ,支援不同的使用情境需求。

不只是公務員在工作使用,一般民眾只要擁有自然人憑證,也能註冊綁定行動自然人憑證,當居家上班或是因為疫情被迫居家隔離,同樣能使用手機上的行動憑證在家辦公,或是線上使用政府為民服務。

 行動自然人憑證應用情境4  更多政府服務隨時隨地能用手機申辦

搭高鐵也能申請以申請COVID-19數位健康證明為例,除了以一般方式登入,自然人憑證登入之外,現在民眾還可選擇使用TW FIDO(行動自然人憑證App之英文名稱)登入,使用手機的行動憑證登入系統。攝影/洪政偉

自然人憑證一直以來是政府推動電子化政府的重要基礎建設,發行至今十多年,國內已累積超過800萬張,現在已有700個政府的資訊系統支援,是政府推動智慧政府,以網路取代馬路,讓民眾不需親臨櫃臺,透過網路辦理各項業務的重要身分識別、電子簽章工具。但是,長久以來使用實體憑證有諸如不便,需使用電腦、讀卡機,並完成讀卡設定,使用憑證還需輸入PIN碼,使得自然人憑證在使用上相當受限,而且只能在固定場所,例如家中或辦公室使用,外出如果要使用實體憑證,就需要攜帶筆電、讀卡機,還有實體憑證卡片。

為了打破實體憑證的種種限制,實體憑證行動化,將每個人隨身都會攜帶的手機和自然人憑證整合,不再需要電腦及相關讀卡設備,由於採用FIDO標準,不再需要輸入密碼,通過生物特徵識別機制,以手機掃碼就能通過身分識別、完成電子簽章。結合手機與行動憑證,不只可線上申請政府服務,而且不受時間、地點限制,即使外出旅遊或出差,不便回到家中使用實體憑證,只要可連接無線網路或是4G、5G行動網路,在搭乘交通工具、步行移動,或是工作空檔都能以手機申請政府服務,例如使用手機申報綜合所得稅,在疫情期間申請新冠病毒健康資訊數位證明,或是使用MyData平臺,將個人的政府保管資料授權其他單位使用。

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