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每個人或多或少都曾經跟政府機關打過交道,像一般人,需要申請文件或證明、申請各種補助、寫e-mail到市長信箱抱怨鄰里巷道的規畫未竟周全,甚至,會因不服各種規費如停車費和其他的費用如罰單,而有需要提起行政救濟程序。而企業跟政府交手的機會就更多了,舉凡對相關法規制訂的意見、與主管機關的公文往返、提出各種申請如併購案、上市上櫃,以及登記新的業務範圍等,都需要經政府機關之手。

這些業務,不管當事人的身分、送交文件的性質亦或事件屬性,都需要透過公文處理,以前,公文往返往往曠日廢時,有時一個月才能完成簽核。

不過,政府機關即將在民國101年底前全面推動公文線上簽核,屆時對身為一般人或是企業將有很大的影響,比如說,民眾要確認申辦案件的申請進度,不再只能打電話追蹤承辦人,卻獲得「已在處理」等籠統回答,取而代之的是,可以隨時上網確認申請文件已經簽核完成的層級、公文在各個層級簽核的時間有多長。這個影響帶來最明顯的效益就是效率的提升以及權責清楚。

只要政府機關開始全面實施公文線上簽核,這種景象確實是指日可待的。行政院今年1月25日頒布了「電子公文節能減紙推動方案」,將公文線上簽核列為達到政府機關減紙30%的重要策略,根據行政院研考會的規畫,各機關應該在民國101年底前推動公文全程電子化。

其實已有一些機關早就開始推動公文線上簽核,行政院研考會高級分析師李國田表示,目前研考會掌握到已實施公文線上簽核或是正在建置公文線上簽核系統的機關數大約為25個,這些機關多為中央部會與縣市政府,同時也會帶動所屬機關進行公文線上簽核,因此,實際上已經實施公文線上簽核的機關數更多。

像是經濟部水利署、交通部基隆港務局、經濟部加工出口區高雄分處、檔案管理局都用線上簽核來解決異地辦公、人工送公文曠日廢時的問題。

部分機關還進一步利用公文線上簽核獲得更多效益,像是水利署因為實施了公文線上簽核,平均公文處理時間從5天降到4天,等同於公文處理效率提高了20%。基隆港務局則是利用公文線上簽核清楚統計公文簽核時間,來督促員工避免案件逾期,落實績效管理。加工出口區高雄分處的公文線上簽核系統還整合了對外部廠商發文以及確認簽收的功能,讓服務做得更好,提高園區爭取廠商進駐的競爭力。

另外,中央政府中已有超過13個部會採取公文線上簽核,地方政府方面也有臺北縣市、嘉義市、新竹縣、花蓮縣與宜蘭縣等,也投入公文線上簽核的建置。根據研考會的規畫,在明年底之前行政院所屬一級機關和地方一級機關都會開始推動公文線上簽核,後年再擴及臺灣各級機關。研考會表示,未來還將進一步積極推動與民間企業公文電子交換。

雖然研考會表示推動公文線上簽核只是節能減紙方案中的其中一個策略,部分機關若是因業務屬性考量無法進行公文線上簽核,還是可以藉由其他的方法達到減紙30%的目標,不過,讓公文全程電子化仍是該方案中的主要目標。

其實政府機關的公文製作與機關間交換都已經電子化,但各機關內部以電子方式製作完公文或是收到電子公文以後,還是會將公文列印出來用人工遞送的方式進行簽核流程。這麼一來,反而讓電子化的公文製作與機關間交換效益減低,整個公文簽核的效率也無法提升。

因此,公文線上簽核就是要將內部簽核流程e化,讓公文從收文到發文全程電子化,換句話說,公文線上簽核可說是公文全程電子化的最後一哩。

各機關年底前就要因應新版電子公文相關規範修改資訊系統

為了成功推動公文線上簽核,行政院研考會也制訂了推動時程,今年的主要工作就是由行政院秘書處、行政院研考會、檔案管理局修訂相關法令、手冊及電腦化作業規範,所以行政院在今年5月28日公布了「文書及檔案管理電腦化作業規範」最新版本,將公文系統與檔案管理系統的資訊系統要求標準化。

李國田表示,新修正的「文書及檔案管理電腦化作業規範」最大的差別就是要去除過去一那些從人工紙本去思考的流程去除掉,比如,各機關在人工流程時會將每次簽核的紙本保留下來,包含主管簽核意見,線上簽核以後,各機關還是習慣將每次簽核的版本都用電子檔保存下來,反而增加了儲存檔案的大小,造成系統的負擔,也不利於未來調閱檔案。因此,新修規範要求,政府機關就只需要保存簽核電子檔的文字檔,以顯示修改的人、修改的意見、修改的內容等,僅用影像檔保存清稿後的版本。

這些規範訂定以後,各機關在9月以前還是要修改各機關相關作業規定及電腦化作業規定,李國田表示,在年底前各機關應該要修改相關資訊系統以符合規範。

行政院研考會高級分析師蔡世田表示,公務機關中與公文相關的資訊系統包含了公文製作系統、公文管理系統、公文交換系統及檔案管理系統等,只有公文交換系統由研考會統籌負責建置與維運,其餘的系統都由各機關自行規畫建置。這代表,新的規範出來以後,各機關在年底前就要將這些資訊系統整合起來。

要實施公文線上簽核除了要有上述的法規與資訊系統配合,還有另一個重要關鍵就是憑證,在文書處理手冊或文書檔案管理中都要求公文線上簽核系統必須使用憑證。

蔡世田表示,憑證具有幾種特性,一是機密性,限制沒有被授權的人取得公文;二是完整性,公文一旦經過修改,透過憑證就能判斷公文已在什麼時間被修改;三是不可否認性,所有的紀錄都可以透過憑證保留下來;最後則是不可抵賴性,因為憑證是專屬的,每個人以憑證進行簽核時,就能建立起課責的機制。就如同過去公文要以簽名蓋章當作負責的證明,憑證就成為實施公文線上簽核一個不可或缺的工具。

憑證有很多種類,像是軟體憑證或是網路下單憑證,不過,目前研考會認可的憑證必須要是經濟部核定的機構發行的憑證,自然人憑證就是一種。不然各機關也可以直接向經濟部申請成為可發行憑證的機關,但相對建置成本也高。

公文線上簽核後,還是可以收紙本公文

整體來看,政府機關的公文主要的流程是收文或公文製作、會辦、陳核、決行、發文或存查、歸檔,所以,公文線上簽核必須涵蓋以上所有的流程,遍及包含總收文、各組室登記桌、承辦人、主管、總發文與檔案室。

以常見的收文流程來看公文線上簽核的作法,政府機關間的來文或是單位內公文多半都是電子檔,當這些電子檔進到機關的收文處時,公文系統就會自動取號並登錄,讓總收文處進行分文。

但機關的公文不一定全來自公務機關,也有可能是私人單位或企業的紙本公文。這時候就可以透過公文內容辨識系統,自動將紙本的內容對應到系統已設定的正確欄位,總發文再進行核對。若來文不符合政府公文格式的話,再透過人工登錄。

當公文進入承辦人的電腦系統後,承辦人就可以看到所有公文的影像檔、來文內容、到期日等,同時單位主管也可以從主管畫面中看到每個同仁待辦的公文數量以及處理的時間。等到簽核完成後,就可以存查或是發文,並由總發文或登記桌歸檔入檔案室點收。

公文線上簽核系統還可在這些流程中設計一些功能,像是分會、代理人制度、複閱等,藉由這些功能,公文線上簽核就能做到過去紙本文無法做到的效益。

 


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