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政府將公文線上簽核視為節能減紙的主要策略之一,但如果這樣,將公文以電子郵件傳輸也一樣可以辦得到,政府機關或是這些已導入公文線上簽核的機關,為什麼要大費周章的推動公文線上簽核?

那是因為公文線上簽核可以做的事,遠超過只是把人工送文改成線上傳送而已,還可以做到許多紙本簽核做不到的事情。實際上,已導入公文線上簽核的機關,藉由這套機制成功做到流程再造,基隆港務局資訊室主任高傳凱認為,政府機關內許多流程都是經年不改的,必須要透過e化來達到流程的改造。

這些改造包括了藉由代理人制度讓公文不因承辦人請假而停擺、複閱功能可以減少公文代理的銜接斷層等優化流程;藉由分會功能同時會辦多個單位、行動辦公室等來效率提升;藉由公文更容易追蹤落實稽催,也能更有效利用對內對外的公布欄來提供服務;藉由載具的改變減少紙張、印刷、郵資等支出。

接下來將就公文線上簽核的4大效益詳細介紹,這些效益來自公文線上簽核導入2年以上的公務機關實際經驗,包括水利署、基港局、檔管局與加工出口區高雄分處。

 

效益1:代理人制度能優化公文處理流程

許多企業都很注重流程,特別是製造業,一旦流程優化所帶來成本的節省往往成為異軍突起的契機,流程的優化並不一定表示是簡化,有的時候也會因整合而帶進其他本來不在流程內的單位,讓組織更為完整,簡言之,流程的優化會讓組織的運作更有效率,甚至能發揮原先無法落實的功能。公文線上簽核中的代理人制度,就是優化政府機關流程的實例。

過去政府機關的代理人只有代理差勤不代理公文,承辦人休假,代理人還是不會接手處理公文,造成公文積累推遲。但是,在線上簽核系統上建立代理人制度就表示代理人必須代理公文的處理,因為系統會將公文傳送到代理人待處理的公文資料夾中。

基隆港務局秘書室研考科科長林麗美認為,這是很重要的轉變,她說:「機關的運作應該是團體戰而不是個人戰,工作也應該要有延續性,一份公文不能因為個人請假而擱置,推動代理人制度就是要讓機關的任何一項作業都不能因為單一個人而停擺。」。

在作法上,水利署在系統中設定的代理人不只一個,萬一第一順位的代理人出外洽公,系統會自動跳第二順位,甚至第三順位,系統也保留給主管臨時指定某員工擔任代理人的彈性,才能讓代理制度徹底達到當初設置的目標。

另外一個流程的優化也是與請假相關,過去若有公務員請長假,就會有人代理公文處理,一旦公文簽核完畢決行以後,就會直接歸檔,所以等到這個人銷假回來,經常搞不清楚長假期間自己業務範圍內公文的處理狀況,因此,經濟部加工出口區高雄分處的作法是在公文線上簽核系統中提供複閱的功能,彌補因長假造成的業務銜接斷層。

加工出口區高雄分處秘書室課員林秋桂表示,代理人如果想要讓被代理人了解公文處理狀況,就可以先點選複閱功能,讓被代理人在未歸檔前就能看到公文,這麼一來,被代理人也不用再口頭詢問代理人公文的情況。

高雄分處還有另一個代替口頭詢問的功能,就是建立出席會議報告單,過去同仁外出參加會議都以口頭報告與會情況,現在系統會自動要求員工3天內將會議紀錄填寫完畢,往上呈交給長官,並留存供人調閱,這樣做也使得訊息移交更沒有斷層。

流程優化也可以讓組織變得更完整,以政府機關來說,政風、人事與會計單位都是屬於一條鞭式的管轄,也就是這些單位是直屬於同性質的上級單位管理,比如像是水利署的人事單位在紙本公文時就是直接送往經濟部人事單位簽核,公文可以直接對外發文而不一定要經過機關最高主管簽核。水利署秘書室主任黃清林說:「這些單位可以直接對外發文,對機關管制公文是一大漏洞。」因此,水利署和基港局在實施公文線上簽核的時候,都將這些單位一併納入系統控管。

不過,這些單位當初採取一條鞭式的管轄,無非是因為這些單位負責的是稽查該機關的工作,所以才沒有進入機關的公文處理流程中。所以黃清林表示,水利署的作法是讓這些單位都整併進公文線上簽核,但是與一般單位的系統分開,而機關首長有權限可以閱覽這些稽查單位的公文。

 

效益2:線上平行會辦可提高公文效率

公文線上簽核在執行上確實會提升效率,光是將人工送公文換成線上傳輸就可以變快,比如說水利署分臺中臺北三地辦公,一份公文往返就是一兩天的時間,換成網路傳輸後,幾分鐘就能送達,就算是下屬單位在同一棟大樓的機關,還是可以利用公文線上簽核提高內部公文處理效率。

分會功能就是提高公文處理效率的大功臣,所謂的分會是指一份公文需要多個單位簽核。紙本公文時遇到需要分會時有兩種作法,一種是一份紙本公文走所有需要簽核的單位,而且每經過一個單位簽核後,公文都會回到承辦人,再由承辦人發到下一個單位;另一種作法就是需要簽核的單位有幾個就印幾份,然後一起分送出去。這兩種方法都有問題,前者是曠日廢時,後者是要耗費大量的紙張。

但若透過公文線上簽核進行分會,情況就大大不同,承辦人選擇分會後,系統就會讓承辦人勾選需要分會的單位,並同時將公文送出。林麗美表示,本來需要10天才能處理完畢的公文,只要1天就可以處理完畢。

當然效率也得依賴時間的控管,過去紙本簽核的控管單位是天,黃清林表示,公文線上簽核以後,則是以秒為計算單位,因此可以更嚴密的管控流程,這對稽催的幫助很大。

黃清林說:「公文線上簽核系統若沒有稽催功能就不完整。」,只要公文處理時限一到,系統就會自動啟動稽催功能,承辦人需要細明理由以及辦理展期,由稽催人員確認。

這個功能對稽催人員來說,還有一個附加的好處,就是同事之間的和諧。黃清林表示,各單位都有稽催人員,而且也具有副主管的層級,不過,稽催過去都由稽催人員當面稽催,難免會讓同事之間的關係較為緊張,但若交給系統處理,將更落實稽催,而又不影響辦公室氣氛。

公文線上簽核系統還能讓公務員擺脫辦公室的束縛,像水利署就在一級主管的筆記型電腦內建立憑證,這些一級主管只要在可以連線上網進入公文線上簽核系統的地方就可以批閱公文,真正做到行動辦公室。

水利署建立行動辦公室的動機,主要是因為水利署時常要提供其他機關作決策之用的資料,所以,主管與副主管常到各地參加會議,導致公文不是常堆積在辦公室無法批閱,就是主管們要回辦公室熬夜批公文,也嚴重影響主管的家庭生活。黃清林表示,建立行動辦公室以後,主管在開會空檔就可以批閱公文,就不會有公文堆積的問題。

水利署未來打算擴大行動辦公室的適用對象和載具,黃清林表示,水利署也將為有需求的非主管同仁建立行動辦公室,「5年之內公務人員可能不需要進辦公室辦公。」。事實上,從新版「文書及檔案管理電腦化作業規範」對於只保存簽核電子檔的文字檔也可看到行動辦公室的可能性,行政院研考會高級分析師李國田說:「這也是考慮到未來公文載具不一定是電腦,有可能是電子書或手機」。

公文全程電子化以後,調閱檔案比以前更快且更方便。比如說檔案管理局秘書室文書科科長林惠玲表示,同仁可以線上瀏覽公文,對於處理業務很有幫助。檔案管理局檔案資訊組組長張文熙進一步說明,過去申請調閱檔案,需要3到5個工作天,但現在1天之內就能取得。

 

效益3:顯示公文去向讓公文更容易追蹤

公文線上簽核可以清楚顯示出公文的去向,讓承辦人、主管、稽催人員都能清楚知道公文的所在以及停留時間,這有什麼實質的幫助呢?

那就要先從過去人工送公文的痛楚講起。理論上,所有的公文在每一道傳遞過程中,都應該有人簽收。不過,黃清林表示,實際上主管不會簽收公文,而是由人工送到主管辦公室,將公文放在主管桌上,主管簽核完的公文也是放在桌上,再由承辦人自己去桌上找公文。這也是為什麼主管的桌上時常有堆積如山的公文,也造成承辦人有急件需要主管簽核時,得去拜託秘書把公文放在比較顯眼地方。

除了上述的情況,對承辦人來說,最吃虧的還是在面對稽催人員來詢問公文承辦情形的時候,一方面無法舉證主管簽收公文的時間,另一方面也不願意得罪主管,所以,大多數的時候承辦人也只能啞巴吃黃蓮。

公文線上簽核好處就是去除人工作業可能造成的權責不清,即使簽收者是主管,系統還是會紀錄下來,並清楚顯示公文的延宕是發生在哪一個流程。

這種追蹤的功能不是只能用來督管,它還能進一步提供服務。像基港局就結合電子布告欄與公文線上簽核系統,活用電子布告欄發布局內消息,除了系統會寄送電子郵件通知之外,公文線上簽核系統也會紀錄員工是否點閱,以確認該訊息有確實告知同仁。

林麗美表示,電子布告欄是早已建置好的平臺,但是同仁一直無法養成定時看電子布告欄的習慣,自從與公文簽核系統結合以後,由於有確認的機制,如果同仁沒有點選公布欄上的公文,都會由系統發送通知,所以電子布告欄成為局內訊息發布的主要平臺,像是申請獎學金、各種福利等,都不會再以其他管道通知。

無獨有偶,能善用追蹤功能做服務的還有加工出口區高雄分處,只不過加工出口區高雄分處還進一步將服務擴大到對外部廠商。

其實加工出口區高雄分處的規模不大,人力只有60個員工需要辦理公文,不過,他們卻在民國93年就開始推動公文線上簽核,經濟部加工出口區高雄分處副分處長吳勝昂表示,過去臺灣的加工出口區廠商都有優惠,但如今優惠早已取消,高雄分處若想要爭取廠商進駐園區,就必須用服務與效率來提升競爭力,用公文線上簽核系統提供服務就是其中一項作法。

也因為這樣,高雄分處對外電子公文總共包含了兩個部分,一個是搭配經濟部的企業E幫手,提供廠商透過工商憑證下載電子表單,或是取得高雄分處的覆文,這類表單的特性是要有明確收文的對象,所以過去多以掛號發文。

第二個部分則是廠商專區,這個部分就是對外的電子布告欄,主要放置公告類的公文,過去這些公文都僅以平信寄送,像是政令變更、活動通知等訊息。電子布告欄也設有公文文件查詢功能,可以協助企業查詢公文申辦進度。

當廠商上網點收電子布告欄上的公文時,系統會紀錄下來,發文人員就可以從公文系統知道公文點收狀況。

林秋桂表示,比較特別的是在電子布告欄上公告類的公文,過去僅以平信寄送,高雄分處並不會再去確認廠商是否有收到,但現在如果承辦人員發現某廠商尚未簽收布告欄上的公文時,還會打電話去確認。

雖然看起來作業更為麻煩,但是林秋桂認為,除了服務之外,這麼做也可以確認責任的歸屬,她回憶幾年前曾經有廠商發生勞資糾紛,廠商指責高雄分處沒有盡到通知勞資相關規定變更的責任,那時候也是藉由電子布告欄上的簽收紀錄確認該廠商確實有收到公文。

 

效益4:公文走線上,人力紙張郵資通通省

大量政府公文不再用紙本簽核當然可以減少紙張用量,其實除了省紙,還有人力的節省、郵資的節省。

加工出口區高雄分處就表示,整個加工出口區轄下共有125家廠商,用對外電子公布欄結合處內公文線上簽核系統,每年省下的紙張、油墨、郵資約12萬餘元。

不過,基港局在公文走線上簽核後並沒有實際節省紙張,而是將過去委外的列印改由自己印刷,就能更有效的運用經費。林麗美表示,一般性的公告藉由電子公布欄的確節省了不少紙張,基港局就用這些紙張來列印其他需要用紙張呈現的績效報告,而這些報告過去都委託外面印刷廠列印裝訂,現在就自己列印,只需要委外裝訂即可。裝訂費用就可以彈性運用。

水利署不僅省了郵資,還省了車資。黃清林表示,過去水利署用人工送公文,方式是由送公文的同仁拿到客運站,幫公文買半票的車票,把公文送上客運到了目的地後,再由另一邊的同仁去客運站拿公文,每天公文總共要往返3次,早中晚各1次,每1次都要幫公文買1次車票,長久下來的車資也很可觀。公文線上簽核以後,就可以節省這些費用。

在人力方面,各機關都選擇將送公文的員工轉做其他工作,像加工出口區高雄分處一年省下約50萬元。基港局也讓原先送公文的同仁轉做量地磅的工作,而這些工作過去都是委外進行。除了送公文的員工轉做其他工作,水利署過去光是在收文處的繕打人員就有一整間辦公室,後來也逐漸精簡。

另外,對於處理文書作業的單位,公文線上簽核也帶來一大福音,那就是不需要再忍受列印產生的粉塵。林秋桂表示,園區以前約有500個廠商,一份要給廠商的公文,就算只有3頁,也要列印1,500張,再加上其他需要列印的內部公文,文書科辦公室的影印機幾乎要整天運轉,有如小型的印刷工廠,非常不利於員工的身體健康。相比之下,公文線上簽核以後就不需要再大量列印,「這是要我們這些切身經過這種環境的人,才會感受到公文線上簽核的好。」林秋桂說。

除了文書單位,對於檔案管理來說,公文線上簽核後,沒有大量的紙本公文,就表示檔案或是文書管理人員不必在不斷購買新的鐵櫃與資料夾來儲存公文,也不需要不斷找空間來放置公文。也難怪林惠玲在談到線上簽核的好處時,馬上說:「公文線上簽核以後便於電子歸檔,減輕庫房壓力,延長了庫房飽和的時間。」

 

可回閱已批示的電子公文

公文線上簽核系統具有「回閱」或「複閱」的功能,搭配上代理人制度的設計,被代理人銷假上班時可回閱代理期間的公文處理狀況,不需再人工口頭詢問。

 

分會功能讓公文可同時被多個單位會核

若公文需要會核2個以上的單位,承辦人可在系統中選擇分會功能,並在分會對話框中選擇需要分會的單位,公文就能在同一時間內寄送到所有分會單位,讓本來10天才能簽核完畢的公文,1天就可以解決。

 

線上簽核系統清楚顯示公文流向與處理狀況

線上簽核系統不僅可顯示公文的流向,並以計算到分的時間顯示公文處理的狀況,當公文出現延遲時,責任歸屬就很容易釐清,對於過去不簽收公文的主管就能收督促之效。

 

 

對外公布欄有效減少紙張與郵資的消耗

經濟部加工出口區高雄分處的公文線上簽核系統結合對外公布欄,對 125家廠商的一般公文全都以線上代替紙張處理,紙張油墨郵資年省121,000元。另也省掉送公文人員1名的年薪,約50萬。

 

 


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